Privacy Statement

Deze verklaring beschrijft hoe ANNOTISE BV, vennootschap opgericht naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 2390 Malle, Vrijwilligersstraat 9 bus 12, ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer 0704.737.266 (“Wij”), uw persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten. Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerkingen

In de context van onze activiteiten verwerken wij uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

  • Klantenbeheer (contractuele noodzaak)
    • Identificatie- en contactgegevens
    • Financiële gegevens (betalingsgegevens)
    • Professionele gegevens
  • Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak)
    • Identificatie) en contactgegevens
    • Financiële gegevens (betalingsgegevens)
    • Professionele gegevens
  • Direct marketing (gerechtvaardigd belang indien u klant bent of toestemming indien u prospect bent)
    • Identificatie- en contactgegevens
  • Boekhoudkundige activiteiten (contractuele noodzaak en wettelijke verplichting)
    • Identificatie- en contactgegevens
    • Financiële gegevens (betalingsgegevens)
    • Professionele gegevens (opleiding en beroep)
  • Geschillenbeheer (gerechtvaardigd belang)
  • Fraudepreventie- en bestrijding (wettelijke verplichting)
    • Identificatie- en contactgegevens
    • Financiële gegevens (betalingsgegevens)
    • Professionele gegevens(opleiding en beroep)
  • Sollicitantenbeheer (contractuele noodzaaken het aanleggen van wervingsreserve (gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van het ondernamen en subsidiair, voor verlengde termijnen en eventueel rijksregisternummer, toestemming van de betrokkene).)
    • Identificatie- en contactgegevens;
    • Persoonlijke kenmerken;
    • Vrijetijdsbesteding en interesses;
    • Samenstelling van het gezin;
    • Opleiding en vorming;
    • Beroep en betrekking;
    • Rijksregisternummer.

De juridische grondslag waarop wij ons beroepen is telkenmale aangegeven bij de verwerking.


Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting.


Uw persoonsgegevens kunnen worden verkregen van uzelf, derden (b.v. via tussenpersonen betrokken bij uw sollicitatie zoals recruiters en uitzendkantoren) of worden vervolledigd via publiek beschikbare bronnen (b.v. sociale media en LinkedIn).


De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot:

  • Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst;
  • Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie;
  • Direct marketing: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact;
  • Boekhoudkundige activiteit: 10 jaar na het einde van de overeenkomst/transactie.
  • Sollicitaties: maximaal 1 jaar na het laatste contact met u, in het kader van uw sollicitatie. Na het einde van deze periode kunnen wij, in het kader van de aanlegging van een verwervingsreserve, de bewaartermijn verlengen met eenzelfde termijn, mits uw toestemming.
  • Geschillenbeheer: zo lang als nodig is voor het beheer van het geschil.
  • Fraudepreventie- en bestrijding: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn.

Persoonsgegevens worden uitgevoerd naar de Verenigde Staten van Amerika, op basis van de modelcontractbepalingen ter beschikking gesteld door de Europese Commissie. Meerinformatie kan u vinden op https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data- protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden een beperkt aantal andere partijen:

  • Wij delen uw persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en andere
    partners met het oog op het verrichten van betalingen;
  • Wij delen uw persoonsgegevens met overheidsdiensten in de context van wettelijke
    verplichtingen;
  • Wij delen uw persoonsgegevens met onze professionele raadgevers, advocaten en
    gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand;
  • Wij delen uw persoonsgegevens met tussenpersonen die tussenkomen in uw
    sollicitatieproces (b.v. recruiters en uitzendkantoren);
  • Wij kunnen eventueel een beroep doen op een aantal technische verwerkers, zoals b.v.
    hosting van website, bestanden en dossiers, mits de implementatie van de nodige
    verwerkingsovereenkomsten.

Beveiliging van de verwerkingen

We hebben een passende bescherming uitgewerkt voor de persoonsgegevens die wij verwerken.


Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. U heeft ook een belangrijke rol in de veiligheid van uw persoonsgegevens door o.a. uw accountgegevens vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen en door onze gebouwen met de nodige waakzaamheid te gebruiken.

Uw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Het recht op toegang tot en verbetering van uw persoonsgegevens;
  • Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor
    doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van
    omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie;
  • Het recht op gegevenswissing, beperking en het recht om vergeten te worden;
  • Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken;
  • Het recht op dataportabiliteit (het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens);
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (in België is dit de
    Gegevensbeschermingsautoriteit).

De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden.


Indien wij redelijke twijfel hebben omtrent uw identiteit, behouden wij ons het recht voor uw
identiteit te controleren.


Indien u een klacht wenst in te dienen, dan verzoeken wij u om eerst contact met ons op te
nemen, teneinde een snelle minnelijke oplossing te vinden.

Hoe kan u ons contacteren?

U kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:


privacy@annotise.com

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. In dat geval zullen wij u informeren.